Verzuim komt in elke organisatie voor. Soms ligt het aan een griepje, soms spelen er diepere oorzaken. Hoe dan ook: als werkgever wil je grip houden op het verzuim en samen met je werknemer werken aan een duurzame terugkeer. Maar hoe voer je zo’n verzuimgesprek op een manier die echt helpt, zonder de privacy van je werknemer te schenden? In deze blog lees je hoe je een verzuimgesprek effectief voert.

Wat is een verzuimgesprek eigenlijk?

Als je werknemer zich regelmatig ziekmeldt of aan het re-integreren is, kun je een verzuimgesprek voeren. In een verzuimgesprek bespreek je de praktische gevolgen van het verzuim en hoe de terugkeer of het vervolg eruitziet. Een goed verzuimgesprek draagt bij aan:

• Een snellere en soepelere re-integratie;
• Inzicht in achterliggende oorzaken van het verzuim;
• Het voorkomen van onterechte of onnodige ziekmeldingen;
• Het beperken van toekomstig verzuim;
• Wederzijds inzicht in elkaars situatie: jij blijft op de hoogte van de werknemer, de werknemer van jou;
• Het verlagen van de drempel om weer aan het werk te gaan na ziekte.

Het gesprek gaat nooit over de medische oorzaak van het verzuim. Je mag hier als werkgever niet naar vragen. Vertelt een werknemer hieruit zichzelf iets over, dan mag je deze informatie niet vastleggen of gebruiken. Wel kun je bespreken of het werk of de werkomgeving invloed heeft op het verzuim en wat nodig is om toekomstige uitval te voorkomen.

Zo voer je een effectief verzuimgesprek

Een gesprek over frequent verzuim is vaak gevoelig. Toch is het belangrijk om het te voeren, juist om herhaling te voorkomen. Door het gesprek goed voor te bereiden, op de juiste toon in te steken en samen te zoeken naar oplossingen, help je de werknemer én je organisatie vooruit. Zo pak je het aan:

1. Bereid je goed voor

Een sterk gesprek begint bij een goede voorbereiding. Bekijk de verzuimhistorie: hoe vaak en hoe lang is iemand afwezig geweest? Zijn er eerdere gesprekken geweest? Overleg eventueel vooraf met HR of de bedrijfsarts wat je wel en niet mag vragen. Weet je niet precies waar de grenzen liggen? In deze blog van ArboNext lees je wat je als werkgever wél en niet mag vragen bij een ziekmelding.

Bepaal ook je doel: wil je vooral achterhalen wat er speelt of samen zoeken naar oplossingen?

Geef aan het begin van het verzuimgesprek duidelijk het doel aan. Zo weet je werknemer wat hij of zij kan verwachten en voorkom je misverstanden.

Zorg dat je alle feiten paraat hebt, zoals de frequentie van het verzuim en de precieze data. Zo voorkom je discussies en kun je het gesprek professioneel en feitelijk insteken.

2. Zorg voor een veilige omgeving

Kies een rustige plek waar je ongestoord kunt praten. Leg aan het begin uit waarom je het gesprek voert: niet om over iemands ziekte te praten, maar om samen te kijken hoe verzuim in de toekomst te voorkomen is. Benoem ook expliciet dat het gesprek bedoeld is om samen vooruit te kijken en dat je geen medische vragen stelt. Dat verlaagt de drempel en geeft vertrouwen.

3. Start met oprechte interesse

Begin niet direct over het verzuim, maar toon eerst oprechte belangstelling. Hoe gaat het nu met je? Hoe ervaar je je werk en de werkdruk? Waar loop je tegenaan?

Wees alert op non-verbale signalen. Merk je terughoudendheid of spanning? Benoem dat voorzichtig: “Ik merk dat het lastig is om hierover te praten, klopt dat?” Daarmee laat je zien dat je écht luistert.

De kunst van het vragen stellen begint bij luisteren. Stel open vragen zoals
‘hoe’, ‘wat’, ‘wie’ of ‘in hoeverre’. Vraag niet naar medische oorzaken of symptomen en oordeel niet over wat je werknemer vertelt.

Blijf samenvatten en controleer of je het goed begrepen hebt. Zo voorkom je misverstanden en voelt de werknemer zich gehoord en serieus genomen. Durf ook stiltes te laten vallen. Zo geef je de ander de ruimte om na te denken en zijn of haar gedachten te formuleren.

4. Ga op zoek naar de oorzaken

Vraag wat de werknemer zelf vindt van het verzuim:

• Hoe kijk je zelf naar de afgelopen periode?
• Zit je nog op je plek?
• Lukt het om werk en privé goed te combineren?

Vanwege privacyregels mag je niet vragen naar medische details, maar vaak deelt een werknemer uit zichzelf wat er speelt. Of het nu gaat om werkdruk, privésituatie of andere oorzaken: luister actief, vat regelmatig samen en vraag door als iets niet duidelijk is.

Vat het gesprek tussendoor of aan het eind samen. Zo geef je een helder overzicht en voelt de werknemer zich gehoord. Ook voorkom je misverstanden later in het proces en kun je samen bepalen wat er verder besproken moet worden.

.Weet dat verzuim vaak een oplossing is voor een onderliggend probleem. Door goed door te vragen, ontdek je of het probleem werk gerelateerd is, in de privésfeer ligt of een combinatie van beide.

5. Focus op mogelijkheden en zoek samen naar oplossingen

Vaak kijken we naar wat iemand niet meer kan. Draai het eens om: wat lukt nog wél? Misschien is volledig werken nu te veel gevraagd, maar zijn er al taken die iemand met plezier en energie kan oppakken. Of is een aangepaste werkdag een mooie tussenstap. Zo bouw je samen stap voor stap weer op. Laat de werknemer eerst zelf met ideeën komen. Zijn die er niet of zijn ze niet voldoende? Doe dan suggesties, bijvoorbeeld:

• Andere of minder taken
• Flexibele werktijden of thuiswerken
• Coaching of training, bijvoorbeeld op het gebied van stresshantering
• Betere werkplekinrichting

Is het probleem werkgerelateerd, zoals pestgedrag of een te hoge werkdruk? Dan ligt de oplossing vaak in de werkomgeving. Heeft het met privé te maken, dan kun je meedenken over passende hulp of ondersteuning. Door dit samen te bespreken, laat je zien dat je vertrouwen hebt in herstel én in de inzetbaarheid van je werknemer.

6. Maak afspraken en leg ze vast

Sluit af met concrete, haalbare afspraken. Bijvoorbeeld over werktijden, begeleiding of vervolggesprekken. Leg deze schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een e-mail (zie voorbeeld). Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn en heb je iets om op terug te pakken.

Een eenmalig gesprek is vaak niet genoeg. Plan een vervolgafspraak en houd actief vinger aan de pols. Vraag hoe het gaat en of de afspraken nog werken. Daarmee laat je zien dat je betrokken blijft, voorkom je nieuwe uitval en kun je tijdig bijsturen.

Blijf ook alert op signalen van nieuwe klachten of toenemende werkdruk. Door frequent contact te houden bouw je vertrouwen op en wordt de kans groter dat iemand eerder aan de bel trekt als het toch minder goed gaat.

Weten hoe het moet is één ding. Maar kun je het ook?

Je weet nu hoe een verzuimgesprek eruitziet en hoe je deze moet benaderen. Maar kun je het ook voeren als het écht spannend wordt? Wat mag je bijvoorbeeld wel/niet vragen?

Wij staan voor je klaar

Een verzuimgesprek is geen makkelijk gesprek, maar wel essentieel om verzuim bespreekbaar te maken én te beperken. Door open het gesprek aan te gaan, werk je samen aan een duurzame oplossing.

Wil je naar aanleiding van deze blog een masterclass verzuimgespreken volgen of heb je andere vragen? Wij staan voor je klaar. Neem contact met ons op via mail@besuitable.nl of bel naar 033 – 330 26 93.